Pembelajarproduktif.com – Halo Sobat Pembelajar! Aku mau tanya, kira-kira kamu sudah mengatur prioritas tugas dengan baik atau belum nih? Jika belum, saatnya kamu menerapkan teknik Matriks Eisenhower sebagai teknik terbaik mengatur prioritas tugas.
Matriks Eisenhower adalah teknik terbaik bagi kamu yang memiliki banyak pekerjaan atau tugas yang menumpuk. Dengan teknik ini, pekerjaan kamu bisa tertata dengan rapi dan kamu gak akan kebingungan lagi saat ingin menyelesaikan semua pekerjaan itu. Jadi yuk simak artikel ini!
Apa Itu Matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower adalah teknik yang dapat membantu kamu untuk memutuskan pekerjaan mana yang harus kamu kerjakan terlebih dahulu. Ada dua pertimbangan ketika ingin memutuskan suatu hal: urgensi dan pentingnya setiap tugas.
Sesuai dengan namanya, teknik ini dikembangkan oleh mantan Presiden Amerika Serikat Ke-34 Dwight D. Eisenhower. Selama menjadi presiden pada tahun 1953-1961, dia mengaku kalau dia menggunakan teknik tersebut untuk menghadapi suatu permasalahan. Dia pernah berkata:
“Saya mempunyai dua macam masalah, yang mendesak dan yang penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.”
Presiden Amerika Serikat Ke-34 Dwight D. Eisenhower
Cara penyelesaian masalah tersebut kemudian dipopulerkan melalui buku Stephen Covey dalam karyanya The 7 Habits of Highly Effective People.
Itulah mengapa teknik prioritas tugas itu disebut dengan Matriks Eisenhower karena dasar tekniknya berasal dari mantan presiden Amerika Serikat itu sendiri.
Baca Juga: 4 Rekomendasi Buku Terbaik untuk Konsisten Bentuk Kebiasaan
Apa Tujuan Matriks Eisenhower?
Tujuan Eisenhower Matrix adalah membantu seseorang dalam mengatur prioritasnya secara efektif. Ketika seseorang bisa mengetahui urgensi dan pentingnya setiap tugas, hal ini membuat orang tersebut bisa berfokus terhadap sesuatu yang sangat mendesak dan penting.
Teknik ini sangat cocok bagi kamu yang merasa punya banyak tugas atau pekerjaan menumpuk, apalagi jika kamu punya banyak aktivitas-aktivitas di luar pekerjaan.
Melalui teknik ini, semua aktivitas, tugas, dan pekerjaan itu bisa kamu lakukan semuanya dengan baik melalui teknik prioritas yang efektif ini.
Dalam time management, tujuan Matriks Eisenhower ini juga dapat membantu kamu menghemat penggunaan waktu dengan lebih efektif. Itu karena kamu dapat mengetahui tugas mana saja yang harus dikerjakan, didelegasikan, bahkan dihindari.
Baca Juga: Metode yang Bisa Mengorganisir Pekerjaan
Cara Menerapkan Matriks Eisenhower
Cara menerapkan matriks ini harus mempertimbangkan dua aspek, yaitu urgensi (mendesak/tidak mendesak) dan penting (penting/tidak penting).
Dari dua aspek tersebut, terciptalah empat kontak atau kuadran Matriks Eisenhower untuk membagi prioritas semua tugas kamu, di antaranya:
1. Kuadran 1: Tugas Mendesak dan Penting (Do It)
Tugas-tugas dalam kuadran 1 ini adalah tugas yang memiliki urgensi dan penting yang tinggi. Untuk itu, semua tugas yang termasuk ke dalam kuadran 1 ini harus segera kamu selesaikan dan menjadi prioritas utama.
Contoh Matriks Eisenhower dalam kuadran 1 ini meliputi tugas yang mendekati deadline, seseorang yang memerlukan pertolongan darurat, dan tugas/aktivitas lain yang sekiranya gak bisa kamu tinggalkan pada saat itu juga.
2. Kuadran 2: Tugas Penting, tetapi Tidak Mendesak (Schedule It)
Tugas-tugas dalam kuadran 2 ini memiliki penting yang tinggi, tetapi gak terlalu mendesak. Untuk itu, semua aktivitas atau tugas dalam kuadran 2 ini harus dijadwalkan dan diberi perhatian, tetapi kamu gak perlu melakukan itu sesegera mungkin.
Contoh Matriks Eisenhower dalam kuadran 2 ini meliputi membaca buku, mengikuti webinar/seminar/workshop, mengikuti e-course, dan tugas/aktivitas lain yang penting tetapi gak harus kamu kerjakan saat itu juga.
Baca Juga: 4 Kesalahan Fatal dalam Manajemen Waktu
3. Kuadran 3: Tugas Mendesak, tetapi Tidak Penting (Delegate It)
Tugas-tugas dalam kuadran 3 ini sebenarnya mendesak untuk segera dilakukan, tetapi gak terlalu penting bagi kehidupan kamu. Untuk itu, kamu bisa melakukan tugas itu dengan mendelegasikannya kepada orang lain jika memungkinkan.
Contoh Eisenhower Matrix dalam kuadran 3 ini meliputi pesan Whatsapp, DM Instagram, menjawab kolom komentar Youtube, dan tugas/aktivitas lain yang bisa orang lain lakukan.
4. Kuadran 4: Tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting (Delete It)
Tugas-tugas dalam kuadran 4 ini adalah tugas yang memiliki urgensi dan penting yang rendah. Untuk itu, kamu harus menghindari tugas atau aktivitas ini. Bisa jadi tugas dalam kuadran 4 ini menjadi sumber distraksi kamu yang justru mengganggu kuadran lainnya.
Contoh Eisenhower Matrix dalam kuadran 4 ini meliputi scrolling media sosial, menonton televisi, bermain game, dan tugas/aktivitas lainnya yang dapat mengganggu pekerjaan kamu.
Baca Juga: Distraksi – Cara Bebas Dari Distraksi
4 Manfaat Matriks Eisenhower
Ketika kamu sudah membagi tugas atau aktivitas kamu ke dalam empat kuadran itu, aku yakin kamu akan memperoleh banyak manfaatnya. Berikut 4 manfaat penerapan matriks eisenhower:
1. Membagi Prioritas dengan Lebih Baik
Manfaat menerapkan Matriks Eisenhower yang kamu peroleh adalah kamu mampu membagi prioritas yang lebih baik. Mungkin sebelum kamu mengetahui teknik ini, kamu masih bingung pekerjaan atau tugas mana yang harus kamu kerjakan.
Namun setelah kamu mengetahuinya, kamu justru bisa membagi prioritas tugas dengan sangat mudah. Tentu saja, kamu mulai pandai membagi prioritas semua tugas kamu itu ke dalam empat kuadran berdasarkan urgensi dan pentingnya.
Manfaat ini sudah aku rasakan hingga saat ini. Dulu sebelum aku mengetahui matriks ini, aku sulit membagi prioritas pekerjaanku yang menumpuk.
Tapi setelah mengetahuinya, aku bisa membagi prioritas pekerjaan itu dengan sangat mudah, bahkan produktivitas aku bisa meningkat pesat akibat penerapan matriks ini.
2. Mengelola Waktu dengan Lebih Efisien
Manfaat lain setelah kamu melakukan teknik Matriks Eisenhower adalah kamu bisa mengelola waktu dengan jauh lebih efisien. Kamu langsung bisa mengetahui tugas-tugas mana saja yang harus segera diselesaikan dan tugas mana yang bisa dijadwalkan.
Kamu juga bisa menghemat lebih banyak waktu ketika mampu mendelegasikan suatu tugas ke orang lain. Begitupula dengan tugas atau aktivitas yang justru menjadi sumber distraksi, kamu bisa menghindari aktivitas itu sehingga kamu bisa fokus terhadap tugas lainnya.
Tentu saja, setelah aku menggunakan cara prioritas tugas ini, aku bisa mengerjakan tugas dengan lebih cepat dan efisien. Aku bisa menyelesaikan banyak pekerjaan hanya dalam waktu satu hari tanpa banyak gangguan.
Baca Juga: 8 Cara Manajemen Waktu Ini Terbukti Tingkatkan Produktivitas Kamu
3. Mengurangi Stres
Setelah kamu melakukan teknik Matriks Eisenhower, aku yakin tingkat stres kamu jauh lebih rendah jika dibandingkan sebelum kamu mengetahui teknik prioritas tugas ini.
Kenapa tingkat stres bisa rendah? karena kamu bisa mengetahui tugas-tugas mana saja yang harus kamu kerjakan. Ketika kamu mengetahuinya, kamu sudah gak kebingungan lagi sehingga stres kamu berkurang.
Tugas yang gak terorganisir dengan baik dapat meningkatkan stres. Tapi dengan teknik ini, justru tugas kamu dapat terorganisir dengan baik. Tentu saja manfaat ini masih aku rasakan hingga saat ini.
4. Meningkatkan Produktivitas
Manfaat lain setelah kamu membagi prioritas tugas dengan Matriks Eisenhower adalah produktivitas yang meningkat berkali-lipat. Tentu saja, ini adalah efek ketika kamu bisa membagi tugas ke dalam 4 kuadran itu.
Ketika kamu sudah membagi tugas-tugas itu, kamu bisa segera menyelesaikan tugas itu. Setelah suatu pekerjaan selesai, kamu bisa beralih ke pekerjaan lain tanpa merasa harus kebingungan lagi tugas mana yang harus kamu kerjakan.
Baca Juga: Pentingnya Istirahat Yang Cukup Untuk Produktivitas Optimal
Nah jadi itu penjelasan Matriks Eisenhower sebagai cara memprioritaskan daftar tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Mungkin teknik ini sederhana, tapi terbukti sangat efektif membantu kamu untuk mengatur prioritas tugas dan pengelolaan waktu dengan lebih baik.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip matriks ini dengan baik, aku yakin kamu bisa mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi dan mengurangi stres dalam kehidupan sehari-hari.
Jadi Yuk Pakai Matriks Eisenhower Sekarang Juga!
TAPI… prioritas tugas itu gak cukup membuat kamu bisa menyelesaikan suatu tugas dengan lebih cepat dan efisien.
Mungkin setelah kamu mempelajari teknik Matriks Eisenhower, kamu bisa mengetahui pembagian prioritas dengan lebih baik. Tapi sayangnya, kamu juga perlu mengetahui penjadwalan waktu dengan lebih baik pula.
Kamu sudah mulai tahu kalau pekerjaan kuadran 1 harus segera kamu selesaikan, tapi percuma jika kamu gak tahu kapan dan berapa lama pekerjaan itu harus segera kamu selesaikan.
Ketika kamu menggabungkan prioritas tugas yang baik dengan penjadwalan tugas yang baik, pekerjaan kamu akan jauh lebih cepat selesai tanpa tertunda-tunda.
Nah ingin tahu teknik penjadwalan tugas yang lebih baik itu seperti apa? Kamu bisa mengetahuinya dalam Mastery 30-Day Program “Time Control System” di Pembelajar Produktif.
Dalam program ini, kamu akan mempelajari cara mempunyai jadwal dan agenda RAPI, JELAS, dan TERSTRUKTUR sehingga semua tugas bisa kamu kerjakan dengan LANCAR.
Ketika kamu sudah memiliki jadwal seperti itu, kamu akan memiliki BANYAK WAKTU SANTAI karena semua tugas selesai lebih cepat, banyak waktu untuk diri sendiri dan keluarga.
Dan pastinya, kamu dapat mencapai SEMUA GOALS karena semuanya terjadwal dalam kalender dan TERLAKSANA dengan SEMPURNA. Nah, pasti kamu mau seperti itu, bukan?
